Backlog: Aufbau, Bedeutung und Verantwortung

Was ist ein Backlog?

Das Backlog zeigt, was getan werden soll, in welcher Reihenfolge und mit welcher Priorität. Er ist ein Instrument der agilen Produktentwicklung. 

‍

Agil bedeutet in dem Fall, dass sich die darin enthaltenen Anforderungen ändern können, beispielsweise aufgrund neuer Erkenntnisse oder sich ändernder Marktbedingungen. So kann es vorkommen, dass das Entwicklerteam während der Umsetzung erkennt, dass eine Aufgabe komplexer ist als erwartet und anders gelöst werden muss. Verantwortlich für die Pflege und Einhaltung des Backlogs ist der Product Owner. 

Je nach Kontext kann sich der Aufbau des Backlogs leicht unterscheiden. Im Scrum-Framework etwa wird zwischen Product Backlog und Sprint Backlog unterschieden, während in Kanban meist ein einheitliches, kontinuierlich gepflegtes Backlog verwendet wird.

Product Backlog vs. Sprint Backlog

Das Konzept des Sprint Backlogs stammt aus dem Scrum Framework. Dabei handelt es sich um eine agile Methode im Produktmanagement, bei dem Teams in wiederkehrenden Zyklen von 1 bis 4 Wochen arbeiten. Das Sprint Backlog umfasst dabei die Items, die innerhalb dieses Arbeitszyklus umgesetzt werden sollen. 

In Abgrenzung dazu umfasst das Product Backlog sämtliche Items, die für das Produkt relevant sind. Es beinhaltet also alles, was irgendwann einmal umgesetzt werden soll. Das Sprint Backlog ist also eine Teilmenge des Product Backlogs und umfasst diejenigen Aufgaben, die bereits für einen Sprint eingeplant sind. 

‍

Aufbau

Jeder Eintrag im Product Backlog wird als Item bezeichnet, auch als PBI (Product Backlog Item) abgekürzt. Die obersten Items sind am wichtigsten und am detailliertesten beschrieben. Die unteren Items werden meist später verfeinert. Eine Vorgehensweise, die auch als Progressive Elaboration Bezeichnung findet. 

‍

Jedes Item wiederum besteht aus folgenden Bestandteilen: 

• Titel: Ein beschreibender Name des Items, wie etwa „Login über Google ermöglichen“.
• User Story: Diese beschreibt den Mehrwert des Items aus der Sicht des Nutzers. Sie beantwortet die Fragen: Wer? Was? Warum? Beispiel: „Als Nutzer möchte ich mich mit meinem Google-Account anmelden, um mich nicht neu registrieren zu müssen.“
• Tasks und Subtasks: Die User Story wird auf einzelne technische Arbeitsschritte heruntergebrochen. Eine Subtask für das Item „Login über Google ermöglichen“ wäre beispielsweise das Design des Google Buttons im Layout der Login-Page. 
• Akzeptanzkriterien: Dabei handelt es sich um konkrete, mess- und überprüfbare Kriterien, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe als erledigt markiert werden darf. 
• Priorität: Sie gibt an, wie wichtig das Item im Vergleich zu anderen Items im Backlog ist. Dabei ist sowohl der Mehrwert für den Nutzer entscheidend als auch der Business Value, also die strategische Bedeutung für das Unternehmen. 
• Aufwandsschätzung: Der Aufwand wird in Stunden oder in Analogie zur User Story auch als Story Points angegeben. Letztere berücksichtigen nicht nur die reine Zeit, sondern auch die Komplexität und Unsicherheit eines Items.  
• Status: Dieser gibt an, ob eine Aufgabe offen, in Arbeit oder erledigt ist. 
• Verantwortlichkeit: Jedes Item wird einem Team zugewiesen, das für die Umsetzung verantwortlich ist. 
• Abhängigkeiten: Bei einigen Items bestehen Abhängigkeiten zu anderen Items. Ist das der Fall, werden diese miteinander verknüpft. Voraussetzung einer Registrierung über das Google-Konto beispielsweise ist, dass es überhaupt eine Webpage für die Registrierung gibt.  ‍
• Epic: Ein Epic ist ein großer, thematisch zusammenhängender Aufgabenblock. Er fasst mehrere Items zusammen, die als Ganzes zu umfangreich sind, um sie innerhalb eines Sprints umzusetzen.

Die Rolle des Product Owners

Die operative und strategische Verantwortung für das Backlog obliegt dem Product Owner. Dazu gehören das Schreiben von User Storys, die Priorisierung von Items und der regelmäßige Austausch mit Stakeholdern. Hier eine Übersicht:

• Visionen und Ziele definieren: Der PO sorgt dafür, dass das Backlog die Produktvision widerspiegelt. Dabei übersetzt er Geschäftsziele, technische Anforderungen und Kundenbedürfnisse in konkrete Items und User Stories. 
• Refinement: Backlog Refinement, auch als Grooming bezeichnet, ist ein fortlaufender Prozess, bei dem der Product Owner zusammen mit dem Produktteam das Backlog aktuell hält. Dabei finden beispielsweise 1 bis 2 Refinement-Sessions pro Sprint statt. Darin erklärt der Product Owner neue Items und stimmt Akzeptanzkriterien mit dem Team ab. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis der Aufgaben. 
• Kommunikation: Alle Beteiligten sollen sehen, was als nächstes ansteht und warum. Das transparent zu machen, ist eine zentrale Aufgabe im Product Ownership. Das betrifft sowohl die Kommunikation innerhalb des Produktteams wie dem Product Engineering und dem UX/UI Design als auch das regelmäßige Reporting gegenüber Stakeholdern wie der Geschäftsführung und anderen Teams.  
• Sprintplanung: Hier geht es darum, die konkreten Aufgaben für den nächsten Sprint zu formulieren. Der PO legt dabei zusammen mit dem Produktteam fest, welche Items aus dem Product Backlog in den Sprint Backlog gelegt werden. 
• Einträge erstellen: Darunter fällt das Verfassen von User Storys, ebenso wie die Definition dazugehöriger Akzeptanzkriterien und das Abschätzen des Arbeitsaufwands. ‍
• Priorisieren und strukturieren: Der Product Owner ordnet die Items nach Wichtigkeit. Diese richtet sich nach Kundennutzen, dem Business Value sowie der Verknüpfung mit anderen Items.